Makalah Microsoft Access

MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

            Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Bagaimanakah sejarah Microsoft Access ?

2.      Apa saja versi yang pernah dirilis / dikeluarkan oleh Microsoft Access ?

3.      Apa saja fitur yang diperoleh dari Microsoft Access ?

4.      Bagaimana pola pengembangan yang dapat dimanfaatkan dari fitur yang ada didalam program Microsoft Access tersebut?

1.3  Tujuan Penulisan

1.      Agar masyarakat mengetahui bagaimana sejarah dari Microsoft Access.

2.      Agar masyarakat mengetahui apa saja versi-versi yang pernah dirilis atau dikeluarkan oleh Microsoft Access..

3.      Agar masyarakat mengetahui apa saja fitur Microsoft Access.

4.       Memberi informasi kepada masyarakat agar mereka mampu mengembangkan aplikasi Microsoft Access dengan fitur-fitur yang ada.

BAB I

PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Microsoft Access

Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disketfloppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrogramanBASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

2.2 Versi Microsoft Access

Tahun	Nama Versi	Nomer Versi	Sistem operasi yang didukung	Versi Microsoft Access
1992	Microsoft Access 1.1	1	Microsoft Windows	T/A
1993	Microsoft Access 2.0	2	Microsoft Windows	Microsoft Office 4.3 Professional
1995	Microsoft Access for Windows 95	7	Microsoft Windows 95 dan Windows NT 3.51	Microsoft Office 95 Professional
1997	Microsoft Access 97	8	Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT 3.51/NT 4.0	Microsoft Office 97 Professional
1999	Microsoft Access 2000	9	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT 4.0/2000	Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional
2001	Microsoft Access 2002	10	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT/2000/XP	Microsoft Office XP Professional
2003	Microsoft Access 2003	11	Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003	Microsoft Office System 2003
2007	Microsoft Office Access 2007	12	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2007
2010	Microsoft Office Access 2010	13	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2010

Perbedaan database ini meliputi :

1.Platform atau system operasi

Pada bidang ini Mysql lebih baik karena dapat digunakan di OS (Operation system) Windows, Linux, Machintosh, dan OS lainnya. Sedangkan Microsoft access hanya dapat digunakan di OS buatan Microsoft seperti Windows XP, 98 , NT , ME/2000 , Vista. Mysql cukup flexible untuk hal ini.

2. Lisensi atau harga

- MS (Microsoft) Access memiliki lisensi berbayar yang harganya lumayan mahal baik untuk perorangan maupun perusahaan.

- Mysql memiliki lisensi gratis yang bebas digunakan siapa saja, bagi perusahaan komersial dikenakan biaya yang lebih murah dibandingkan database lain di pasaran.

3. Sifat database

- Penggunaan database Mysql dapat bersifat multi user, mampu menyimpan data dan lainnya.

- Penggunaan database MS.Access hanya sebatas single user saja.

4. Tampilan

- Microsoft Access bersifat program GUI(Graphic User Interface), yang mempunyai warna dan pilihan objek.

- Mysql mempunyai tampilan layaknya DOS, berupa latar belakang hitam dan tulisan putih.

5. Kecepatan

Mysql lebih cepat daripada MS.Access dalam waktu koneksi dan pemrosesan data.

6. Penggunaan dalam internet

Mysql dapat digabungkan dengan web server oleh bahasa pemrograman sedangkan Ms.Access tidak bias.

7. Penggunaan dalam jaringan LAN

Mysql berjalan lebih baik dalam sebuah instalasi jaringan dan cocok untuk membantu setiap client, untuk Ms.Access sulit dilakukan.

2.6 Pengembangan dengan Fitur Microsoft Access

Bagaimana memulai microsoft Access

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. AGH.)

Obyek-obyek dalam Microsoft Access :

1.      Table

Table digunakan untuk menyimpan data dalam suatu obyek, table memiliki arti sekumpulan data sejenis. Table sendiri memiliki item informasi :

a.       Field : Data terkecil dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b.      Record : Kumpulan beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view

3. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

   4. Pilih File  ��Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang. Kit simpan dengan nama “ Tbl_Barang ”.

   5. Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

2.      Query

Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisa suatu data dengan cara lain.

Manfaat Query :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Langkah-langkah membuat Query

1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.

2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close.

Keterangan

Field = Nama Field yang ingn ditampilkan

Table = Nama Table dari Filed tersebut

Sort = Mengurutkan Data hasil query

Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak

Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3.      Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*

4.      Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung mengklik icon Run pada toolbar.

5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query lalu klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja.

6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan).

7.      Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.

8.      Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik “F0001”. Setelah itu Jalankan Query.

9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Caranya :

a. Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik close

b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini

Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total Harga = [Harga] * [Jumlah]

Jika dijalankan Hasilnya

c.       Simpan Query dengan nama qry_Detail_Penjualan

5.      Form

Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data.

6.      Report

Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat.

Cara Menutup Program Microsoft Access

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

1. Klik File ->Exit pada menu Bar
2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Alt + F4
3. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous. 2010. Sejarah Microsoft Access dan Penggunaanya. Wikipedia.org

            (diakses tanggal 24 November 2010).

Haryanto Agus. 2010. Membuat Aplikasi Sederhana Microsoft Access. Ilmukomputer.com

            (diakses tanggal 30 November 2010).

Anonymous. 2009. Pengantar Komputer dan Internet. Univ Kristen Duta Wacana.

            Prodi Teknik Informatika.

 

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

            Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1.      Dilihat dari sejarah Microsoft Access, Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby.

2.      Nama-nama versi yang pernah dirilis oleh Microsoft Access diantaranya adalah :

·         Tahun 1992     : Microsoft Access 1.1

·         Tahun 1993     : Microsoft Access 2.0

·         Tahun 1995     : Microsoft Access for windows 95

·         Tahun 1997     : Microsoft Access 97

·         Tahun 1999     : Microsoft Access 2000

·         Tahun 2001     : Microsoft Access 2002

·         Tahun 2003     : Microsoft Access 2003

·         Tahun 2007     : Microsoft Office Access 2007

·         Tahun 2010     : Microsoft Office Access 2010

3.      Antara program Microsoft Access dan program MYSQL keduanya cukup bagus untuk perusahaan ataupun perseorangan. Namun ada beberapa kelemahan yang berbeda diantara software ini yang bias saling melengkapi.

4.      Program Microsoft Access dan MYSQL mudah dipahami, namun MYSQL agak sedikit sulit karena tidak menggunakan visual program tapi DOS yang harus diketik dan menghafal rumus tertentu.

5.      Salah satu keunggulan dari fitur Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL).

6.      Obyek-obyek didalam Microsoft Access :

·         Table

·         Query

·         Form